Déclaration de protection des données
1. De quoi est-il question dans cette Déclaration de protection des données ?
L'Association fribourgeoise des institutions spécialisées (ci-après « nous » ou « INFRI ») accorde une grande importance à la protection de vos données personnelles. Dans le cadre de ses missions et de ses activités, INFRI collecte et traite des données personnelles conformément aux dispositions légales applicables en matière de protection des données et à la présente déclaration de protection des données (ci-après la « Déclaration »).
Par données personnelles (ci-après aussi « données »), on entend toutes les informations se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Ces données peuvent inclure des données sensibles. Sont considérées comme des données personnelles sensibles, par exemple, les données qui révèlent l'origine raciale ou ethnique, les données sur les opinions ou les activités religieuses, philosophiques, politiques ou syndicales, les données sur la santé, la sphère intime ou l'appartenance à une race ou à une ethnie, les données génétiques, les données biométriques identifiant une personne physique de manière univoque, ainsi que les données sur des poursuites ou sanctions pénales et administratives ou sur des mesures d'aide sociale.
La notion de traitement des données doit être comprise en fonction de la situation et comprend toute opération relative à des données personnelles, quels que soient les moyens et procédés utilisés, notamment la collecte, la conservation, l'utilisation, la modification, la communication, l'archivage ou la destruction de données.
La présente Déclaration s'applique à toutes les personnes dont INFRI traite les données. Elle couvre également l'utilisation de notre site internet (ci-après « le Site »), la fourniture de nos prestations, nos relations contractuelles, ainsi que toute communication ou interaction avec nous. Lorsque certains traitements de données personnelles ne sont pas couverts par la présente Déclaration, nous vous en informerons au moyen d'une information spécifique.
Nous collectons les données de manière transparente, dans le respect des principes de proportionnalité et de finalité. Elles ne sont traitées que dans la mesure et pour la durée nécessaires à l'accomplissement de nos tâches et obligations.
Si vous nous communiquez des données concernant des tiers (proches, collègues, etc.), nous supposons que vous y êtes autorisé(e) et que ces données sont exactes. Veuillez vous assurer que les personnes concernées ont été informées de la présente Déclaration.
2. Qui est le responsable du traitement ?
INFRI est le responsable du traitement des données au sens de la présente Déclaration, sauf indication contraire dans un cas particulier (déclaration complémentaire, formulaire ou contrat). D'autres entités peuvent être des responsables conjoints du traitement lorsqu'elles participent à la détermination de la finalité ou des moyens du traitement. Vous pouvez nous demander des informations sur les responsables d'un traitement spécifique dans le cadre de votre droit d'accès, ou contacter directement les entités concernées. INFRI reste votre interlocuteur principal.
Pour toute question relative à la protection des données ou pour exercer vos droits, veuillez nous contacter à l'adresse suivante :
INFRI
Association fribourgeoise des institutions spécialisées / Freiburger Verband der spezialisierten Institutionen
Chemin de Beaulieu 2
1752 Villars-sur-Glâne
info@infri.ch
3. Quelles données traitons-nous ?
Nous traitons différentes catégories de données selon votre relation avec nous. Les principales catégories sont les suivantes :
Données techniques : lors de l'utilisation du Site, nous collectons notamment l'adresse IP, le type et la version du navigateur, le système d'exploitation, le site référent, la date et l'heure d'accès, le fournisseur de services internet, ainsi que d'autres données similaires nécessaires à la sécurité et au bon fonctionnement de notre infrastructure. Ces données ne permettent pas, en elles-mêmes, d'identifier une personne, mais peuvent être mises en relation avec d'autres informations notamment dans le cadre de contrôles d'accès ou d'enregistrements.
Données de communication : lorsque vous nous contactez par formulaire, e-mail, téléphone, courrier ou tout autre canal, nous collectons les données échangées, y compris vos coordonnées et les métadonnées de la communication. Si votre identité doit être vérifiée, nous pouvons collecter une copie d'un document d'identité.
Données de base : il s'agit des données de base nécessaires pour assurer le bon fonctionnement, les missions et les activités d'INFRI. Nous traitons vos données de base si vous êtes un membre d'INFRI, un membre de commissions, du comité, de groupes de travail ou de délégations externes, un participant à une formation, un visiteur, un candidat ou si vous travaillez pour un membre, une institution, un partenaire, un prestataire, un fournisseur ou un autre contact commercial ou une autorité (par exemple en tant que personne de contact).
Les données de base ne sont pas collectées de manière uniforme pour toutes les personnes concernées. Dans chaque cas, la nature et l'étendue des données recueillies dépendent essentiellement de la finalité du traitement et des informations nécessaires à la réalisation des objectifs précités. Les données de base incluent par exemple votre identité et vos coordonnées, votre état civil, votre photographie, l'enregistrement de votre voix et de votre image (en particulier lors de visioconférence), potentiellement des données de santé, ainsi que des informations concernant vos formations, vos activités et vos coordonnées bancaires, vos contributions, votre rôle et votre fonction, votre historique avec INFRI, les incidents vous concernant, vos procurations, vos autorisations de signature et vos déclarations de consentement.
Données contractuelles : elles incluent les informations collectées lors de la conclusion ou de l'exécution d'un contrat, notamment les services fournis ou à fournir, les informations précontractuelles, les données nécessaires à l'exécution, les retours de fournisseurs. Ces données peuvent inclure des informations sur la santé (par exemple le nom des enfants malades de collaborateurs d'institutions membres d'INFRI, ou des besoins d'accessibilité ou des restrictions alimentaires communiqués lors de l'inscription à une formation ou à une manifestation) et des données relatives à des tiers.
Données lorsque vous postulez à un emploi au sein d'INFRI : nous traitons les données contenues dans vos documents de candidature (curriculum vitæ et diplômes, etc.) que vous nous transmettez dans le cadre de la procédure de recrutement et des données partagées lors des entretiens ou par vos références (si vous avez consenti à l'obtention de références). Nous pouvons également compléter ces informations par des informations provenant des autorités, de tiers, y compris de sources publiques.
Autres données : nous collectons également des données vous concernant dans d'autres situations. Par exemple, nous pouvons collecter des données à des fins de protection de la santé. Nous pouvons obtenir ou créer des photos, des vidéos et des enregistrements sonores dans lesquels vous pouvez être identifiables (par exemple lors d'événements, etc.) si vous y consentez.
La plupart de ces données nous sont fournies directement par vous (formulaires, communications, contrats, utilisation du Site). Elles peuvent aussi provenir de partenaires contractuels, de tiers impliqués dans l'exécution de nos missions, ainsi que de sources publiques ou de fournisseurs d'informations.
Vous n'êtes pas tenu(e) de nous les communiquer, sauf dans les cas où cela est exigé par la loi ou nécessaire à l'exécution de nos missions ou du contrat. L'utilisation du Site implique que nous recevions des données techniques. Pour conclure un contrat ou bénéficier de nos services, certaines données de base et contractuelles sont indispensables.
Nous pouvons également collecter des données provenant de sources publiques (registres de poursuites, registre du commerce, médias, internet, réseaux sociaux) ou recevoir des données d'autorités et de tiers (institutions, partenaires contractuels, etc.), dans la mesure où cela est licite.
4. À quelles fins traitons-nous vos données ?
Nous traitons vos données aux fins énoncées ci-dessous qui servent nos intérêts et, éventuellement, ceux de tiers :
Communication : répondre à vos demandes, gérer l'exercice de vos droits, vous contacter en cas de besoin. Nous conservons ces échanges à des fins de documentation, de formation et de suivi des demandes.
Fonctionnement et activités d'INFRI et accomplissement de ses missions, notamment :
- la représentation et défense des intérêts communs des institutions spécialisées fribourgeoises, en tant qu'interlocuteur privilégié pour les pouvoirs publics et les autres partenaires ;
- la collaboration à la création d'un environnement favorable à l'accueil des bénéficiaires ;
- la préservation des conditions de travail dans la branche (CCT) et le soutien à la politique de formation du personnel ;
- la coordination et le renforcement des liens entre les institutions, aussi bien leurs supports juridiques que leurs directions ;
- l'information et le conseil des institutions, en fonction de leurs besoins ;
- l'administration générale et la gestion financière d'INFRI.
Gestion de nos relations contractuelles : conclusion, administration, exécution de nos relations contractuelles avec nos mandants, fournisseurs et partenaires contractuels (prestataires, banques, assurances), qui peuvent impliquer une coordination avec des tiers.
Amélioration de nos prestations : optimiser le contenu du Site, améliorer notre soutien aux membres et garantir le fonctionnement durable de notre infrastructure informatique.
Sécurité et contrôle d'accès : surveiller, tester et analyser nos réseaux et systèmes, gérer les erreurs et les sauvegardes, documenter les incidents (notamment pour les autorités de poursuite pénale en cas de cyberattaque).
Conformité légale : respecter les lois, directives et recommandations des autorités, répondre aux obligations de déclaration, d'archivage et de communication, prévenir et détecter les infractions.
Gestion des risques et gouvernance : prévention des abus et des fraudes, sécurité des personnes, planification des ressources.
Autres finalités : statistiques, formation, protection de nos droits (défense ou exercice de prétentions en justice ou devant les autorités), amélioration des processus.
5. Sur quelle base traitons-nous vos données ?
Nous traitons vos données personnelles conformément à la législation suisse applicable en matière de protection des données.
Lorsque nous vous demandons votre consentement pour certains traitements, nous vous informons séparément des finalités concernées. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment avec effet pour l'avenir en nous contactant aux coordonnées indiquées à la section 2. Le retrait du consentement n'affecte pas la licéité des traitements effectués avant son retrait.
Dans les autres cas, nous traitons vos données personnelles dans le cadre des finalités décrites dans la présente Déclaration, notamment pour fournir nos prestations, communiquer avec vous, exécuter nos obligations contractuelles et légales, assurer la sécurité de nos activités, faire valoir nos droits ou défendre nos intérêts légitimes.
Lorsque le traitement est susceptible de constituer une atteinte à la personnalité au sens de la loi applicable, nous veillons à disposer d'un motif justificatif suffisant, tel que le consentement de la personne concernée, un intérêt privé ou public prépondérant, ou une disposition légale.
6. Avec qui partageons-nous vos données ?
Nous pouvons transmettre des données personnelles à des tiers si vous y avez consenti, si cela est nécessaire pour fournir la prestation concernée, remplir une de nos missions ou l'objectif d'un contrat, préserver notre intérêt légitime ou si la loi le permet (ou nous y sommes tenus par la loi).
Les catégories de destinataires suivantes peuvent recevoir des données personnelles de notre part :
- Prestataires de services : sociétés informatiques, hébergeurs, conseillers, avocats, compagnies d'assurance, courtiers, prestataires de maintenance ou de logistique, entreprises mandatées pour des travaux ;
- Partenaires contractuels, y compris nos mandants dans la mesure où la communication des données découle d'un contrat ;
- Membres : membres d'INFRI (y compris ses collaborateurs) ou membres de commissions, du comité, de groupes de travail ou de délégations externes ;
- Autorités : autorités sanitaires, fiscales, judiciaires ou autres, dans le cadre de nos obligations légales ;
- Tiers intervenant dans le cadre des objectifs énoncés à la section 4, par exemple tous les tiers qui nous soutiennent dans l'accomplissement de nos missions.
Les tiers que nous mandatons s'engagent contractuellement à respecter la protection des données et à ne traiter vos données que dans le but précis que nous leur avons indiqué.
En outre, nous permettons à certains tiers de collecter vos données personnelles sur notre Site internet (par exemple les fournisseurs d'outils sur notre Site, etc.). Lorsque nous n'avons aucun contrôle sur ces collectes de données, ces tiers sont des responsables indépendants de traitement. Si vous avez des questions ou souhaitez exercer vos droits en matière de protection des données, nous vous invitons à contacter ces tiers directement.
Des données anonymisées peuvent être transmises à des tiers à des fins d'analyse statistique.
7. Vos données sont-elles transmises à l'étranger ?
Nos prestataires sont pour la plupart situés en Suisse ou dans l'Union européenne. Certaines données peuvent toutefois être exceptionnellement transférées dans d'autres pays. Si un transfert vers un pays ne disposant pas d'un niveau de protection adéquat s'avère nécessaire, il est encadré par votre consentement, par l'exécution d'un contrat, par des clauses contractuelles types ou par d'autres garanties appropriées.
8. Combien de temps conservons-nous vos données ?
Nous conservons vos données aussi longtemps que nos finalités de traitement, les délais légaux de conservation et nos intérêts légitimes de documentation et de preuve l'exigent, ou que des contraintes techniques le nécessitent.
En l'absence d'obligation légale ou contractuelle contraire, nous supprimons ou anonymisons vos données à l'expiration du délai de conservation ou à la cessation du traitement. Les données comptables sont conservées 10 ans conformément au Code des obligations.
La conservation peut parfois résulter d'une contrainte technique si des données ne peuvent être dissociées d'autres données. Elles sont dans ce cas conservées ensemble (par exemple dans des sauvegardes ou des systèmes de gestion documentaire).
9. Comment protégeons-nous vos données ?
Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles adaptées pour garantir la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité de vos données, et pour les protéger contre tout traitement non autorisé, toute perte ou altération.
Ces mesures comprennent notamment : le chiffrement et la pseudonymisation des données, la journalisation des accès, les restrictions d'accès, les sauvegardes régulières, la formation du personnel, les accords de confidentialité, et la surveillance de nos systèmes. Les données transmises via notre Site sont protégées par un chiffrement approprié. Nous exigeons de nos sous-traitants la mise en place de mesures de sécurité équivalentes.
Cependant, aucun système n'est infaillible. Des risques résiduels existent toujours. En cas de violation susceptible de vous porter préjudice, nous vous en informerons conformément à nos obligations légales.
10. Quels sont vos droits ?
Conformément au droit, vous disposez des droits suivants :
Droit d'accès
Demander la confirmation du traitement de ses données, en obtenir une copie et connaître leurs caractéristiques (origine, finalité, destinataires, conservation, etc.).
Droit de rectification
Demander la correction de données inexactes ou incomplètes.
Droit à l'effacement
Demander la suppression de vos données. Les données conservées en vertu d'une obligation légale ou nécessaires au fonctionnement d'INFRI ne peuvent pas être supprimées. Pour toute demande fondée, nous supprimerons vos données dans les délais prévus.
Droit d'opposition
Vous opposer au traitement dans les cas prévus par la loi.
Droit à la portabilité
Recevoir certaines données dans un format électronique structuré et couramment utilisé, ou demander leur transfert à un autre responsable du traitement.
Retrait du consentement
Révoquer votre consentement à tout moment, par écrit, sans effet rétroactif sur les traitements antérieurs.
Droit de réclamation
Faire valoir vos droits en justice ou déposer une plainte auprès de l'autorité de protection des données compétente.
Pour exercer vos droits, adressez-vous par écrit à l'adresse indiquée à la section 2. Pour les demandes concernant une personne en particulier, ainsi que pour toute demande de rectification ou de suppression, merci de joindre une copie d'une pièce d'identité. Celle-ci sera détruite après vérification.
11. Utilisons-nous des techniques de suivi en ligne ?
Nous utilisons sur notre Site diverses technologies (notamment des cookies et des empreintes numériques) qui nous permettent, ainsi qu'aux tiers que nous mandatons, de vous reconnaître lors de vos visites et, le cas échéant, de suivre votre navigation au fil du temps. L'objectif est de distinguer votre accès de celui d'autres utilisateurs, d'assurer la fonctionnalité du Site, d'effectuer des analyses et éventuellement de proposer des contenus adaptés. Nous n'avons pas pour intention de déterminer votre identité, même si cela peut être techniquement possible en croisant les données de navigation avec d'autres données.
Cookies : un cookie est un petit fichier ou une séquence de codes échangés entre le serveur et votre système, permettant de reconnaître un appareil ou un navigateur spécifique. Nous distinguons les catégories suivantes de cookies :
- Cookies nécessaires : indispensables au fonctionnement du Site (maintien de la session, préférences de langue, consentements, connexion automatique). Leur blocage peut altérer le bon fonctionnement du Site. Ils ne nécessitent pas de consentement.
- Cookies analytiques : permettent d'analyser l'utilisation du Site, potentiellement sur plusieurs sessions, afin de l'optimiser. Ils sont activés uniquement avec votre consentement préalable, que vous pouvez retirer à tout moment via la bannière de cookies en pied de page de notre Site.
Empreintes numériques (fingerprinting) : d'autres technologies peuvent être utilisées pour vous identifier avec une certaine probabilité, sans recourir aux cookies, en combinant des informations transmises automatiquement par votre navigateur (adresse IP, résolution d'écran, paramètres linguistiques, etc.). Ainsi, chaque fois que vous accédez à un serveur via notre Site, votre visite peut être techniquement enregistrée.
Lorsque nous intégrons des outils tiers sur notre Site, ces derniers peuvent effectuer un suivi similaire, même sans identifier nominativement les visiteurs. Selon la nature du traitement concerné, nous recueillons votre consentement préalable avant l'activation de ces outils. Vous pouvez gérer vos préférences via la bannière de cookies en pied de page de notre Site, ou en configurant votre navigateur pour bloquer ou supprimer certains types de cookies.
Notre Site utilise notamment le service suivant :
- Google Analytics
Fournisseur : Google Ireland Ltd., Irlande
Informations sur la protection des données : www.policies.google.com/privacy
Ce prestataire tiers est, selon les cas, un sous-traitant ou un responsable indépendant du traitement. Vous trouverez des informations détaillées dans sa déclaration de confidentialité qui vous renseigne également sur les éventuels transferts de données.
Notre Site peut contenir des liens vers des sites tiers que nous n'exploitons pas et auxquels la présente Déclaration ne s'applique pas. Après avoir cliqué sur un lien externe, nous n'avons plus aucune influence sur le traitement des données par ces tiers. L'exploitant du site lié en est seul responsable.
12. Pouvons-nous mettre à jour cette Déclaration ?
La présente Déclaration ne fait pas partie d'un contrat avec vous. Nous pouvons la modifier à tout moment, à notre entière discrétion. La version publiée sur notre Site est la version en vigueur. En cas de modification substantielle affectant vos droits, nous vous en informerons par les moyens appropriés.
Dernière mise à jour : 1er juillet 2026